El proceso de planeación
El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas que buscan aprovechar al máximo cada recurso que posee una empresa de forma correcta, rápida y eficaz.
El proceso de planeación es el primer paso del proceso administrativo y es la herramienta para administrar las relaciones con el futuro es una aplicación específica del proceso de tomar decisiones. Las decisiones buscan influir en el futuro o que se pondrán en práctica en el, son decisiones de planeación.
La planeación es también una cuestión de actitud. Planear es el resultado de las actitudes que favorecen el cambio y reconocen la necesidad del cambio y la acción para hacer que suceda y su vida depende de la actitud que tomen ante este cambio y su capacidad para lidiar con ellos.
En administracion, un plan bien elaborado se traduce en beneficios para la compañía. Por un lado, ayuda a asignar recursos de forma eficiente, sobre todo para aquellas actividades que habilitarán el alcance de los objetivos preestablecidos.
La planeación es la clave para focalizar los esfuerzos y ayuda a identificar cuáles serán las tareas de cada tarea y empleados para concretar los objetivos en forma eficiente.
Elementos de la planeación.
- Visión
Es lo que la empresa proyecta ser a largo plazo.
- Misión
El propósito a largo plazo de la empresa.
- Objetivos
Son los resultados que la compañía se proponen alcanzar. Siempre se deben detallar los plazos y las acciones necesarias, además de los objetivos de cada empleado para enfocar sus tareas a ese fin.
- Estrategia
La descripción de la forma enla que se canalizarán los esfuerzos para alcanzar los objetivos. Aquí se incluye los de la empresa en su conjunto y los de cada individuo. Un buen plan siempre incluye una serie de alternativas para optar por la más adecuada en cada circunstancia.
- Políticas
La guía que se diseña para tomar las decisiones de cada una de las áreas de la empresa.
- Programas
La serie de acciones que deberán llevarse a cabo para ejecutar cada parte del plan. Debe detallar el tiempo que llevará concretar cada una de las partes.
- Presupuesto
El detalle financiero de lo que costará la implementación de un plan. Ayuda a llevar un control de su implementación ya que detalla costos,ingresos, egresos, entre otros.
Tipos de planeación
- Estratégica
Es una planeación a largo plazo que llevan adelante los directivos de la empresa. En ella se analiza como los factores externo e internos impactan en los objetivos establecidos.
- Táctica
Son los planes que se diseñan para hacer frente a una crisis y por eso se vinculan con las decisiones a corto plazo que respondan al plan estratégico.
- Interactiva
En este tipo de planeación se diseñan soluciones para problemas que podrían surgir a futuro, identificando los recursos necesarios para llevarla adelante.
- Normativa
Consiste en un conjunto de reglas que regulan el funcionamiento de la empresa a nivel interno. En este plan se incluyen, jornadas laborales, horarios de descanso, vacaciones y uniformes para el personal.
- Operativa
En este tipo de plan se aborda la forma en que se organizarán los recursos (incluyendo a los empleados) para la resolución de conflictos.
En este plan se asignan las tareas a cada área, los pasos a seguir y el plazo para realizarlo.
Principios de planeación
Los principios a tener en cuenta para que la planeación sea de utilidad son los siguientes:
- Flexibilidad
El plan debe poder adaptarse a los cambios que se registren dentro de la organización ya sea porque hubo cambios en las necesidades de la empresa, en las operaciones o a nivel gerencial.
- Inherencia
Toda organización debe contar con un plan que determine como resolver ciertos problemas y así alcanzar los objetivos de la forma más eficiente posible.
- Racionalidad
Consiste en la comprensión de un problema para luego determinar los criterios de diseño de plan, el establecimiento de alternativas y su aplicación. Las decisiones deben tomarse a partir de la lógica y la razón, no según las emociones y los valores.
- Universalidad
Los planes deben especificar la cantidad de recursos necesarios (considerando los recursos disponibles dentro de la empresa) para alcanzar los objetivos preestablecidos. De este modo, una vez terminado el diseño del plan, puede implementarse de inmediato.
- Unidad
A cada miembro de la empresa se le será asignado un objetivo que a su vez, deberá ser guiado hacia una meta en común. Si bien hay un plan para cada una de las funciones, todas deben influir en un plan principal.
- Compromiso
Para alcanzar la meta se debe calcular el tiempo que implicará el compromiso de cada recurso.
- Precisión
El plan debe ser exacto, cualquier error puede repercutir en el resto de las funciones de la empresa. Mientras más exacto sean los planes, mayores serán los chanse de lograr los objetivos.
- Factor limitante
El plan debe de ser diseñado considerando que ante cada decisión se debe establecer el factor limitante que puede impedir la concreción de los objetivos.
- Factibilidad
Todo plan debe ser realista: diseñado en base a las experiencias, a hechos concretos y los recursos disponibles.
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